1. Tantangan Produksi di Industri Makanan (FMCG & UMKM)
Industri manufaktur makanan & minuman di Indonesia nilainya sangat besar. Kontribusinya terhadap PDB 2022 mencapai 6,32%, dan menjadi penyumbang terbesar di sektor industri pengolahan secara keseluruhan, yaitu sebesar 21,04% (sumber data: techAsia).
Tantangan yang sering dihadapi oleh industri ini, antara lain:
- Banyak batch produksi
- Menjaga Resep dan gramasi yang konsisten
- Penelusuran bahan baku (traceability) wajib
- Banyak tugas manual: cek stok, input hasil produksi, cek kualitas, dll.
- Masalah umum: overproduction/underproduction, HPP tidak ada/akurat, laporan tidak real-time
Tantangan yang besar ini sebetulnya dapat dengan mudah diatasi bila menggunakan software yang dirancang khusus untuk pabrik makanan.
2. Apa Itu Software Pabrik Makanan?
Software pabrik makanan adalah software operasional yang digunakan di lantai produksi untuk mengelola proses produksi harian.
Software ini mengelelola proses dari awal produksi, yaitu pembuatan Surat Perintah Produksi (SPK), penjadwalan, pengeluaran bahan baku, pemakaian bahan baku, pencatatan hasil produksi, Quality Control (QC) hingga pencatatan masuk ke gudang barang jadi.
Software pabrik sering disalah mengerti dengan ERP atau Software akuntansi. Software pabrik atau sering juga disebut dengan Manufacturing Execution System (MES), tidak menggantikan ERP, namun saling melengkapi. Untuk penjelasan lebih lengkap mengenai perbedaan antara Software pabrik dengan ERP dapat dilihat di sini.
Dengan menggunakan software pabrik makanan, batch produksi dapat tercatat dengan tepat, harga pokok produksi dapat dihitung secara akurat, konsistensi resep bisa dijaga serta pelacakan audit dengan rinci bisa ditelusuri dengan baik.
Untuk penjelasan lengkap tentang software manufaktur, baca panduan lengkapnya di sini.
3. Mengapa Pabrik Makanan Butuh MES
Quality control
QC yang dilakukan atas produksi umumnya dicatat di kerta, yang nantinya akan dipindahkan ke spreadsheet. Karena proses pencatatan QC dilakukan manual, proses produksi sulit dikontrol.
Dengan software pabrik makanan, proses QC bisa diintegrasikan sehingga proses produksi hanya bisa lanjut setelah QC dinyatakan lolos.
Proses yang biasa terjadi adalah:
- PPIC mengeluarkan SPK yang dilampiri daftar bahan baku lengkap dengan gramasi yang diperlukan.
- Operator gudang mengambil bahan baku sesuai SPK
- Operator produksi menggunakan bahan baku untuk produksi
- Operator catat jumlah bahan baku yang digunakan.
Titik no: 2 adalah yang paling krusial. Ada 2 kesalahan yang mungkin terjadi di titik ini: salah ambil bahan dan salah ambil jumlah. Keduanya akan fatal. Dengan software pabrik makanan, kesalahan seperti ini bisa dikurangi atau dihindari.
Batch & lot tracking
Untuk produk makanan, Batch / lot number serta expired date-nya wajib dicantumkan di setiap kemasannya. Situasi yang sering terjadi adalah:
- Batch number dicetak sebelum produksi selesai
- Batch number dicetak menggunakan software printer biasa. Data tidak terhubung ke software produksi.
- Batch number dicatat manual setelah hasil produksi masuk gudang.
Cara-cara tersebut memiliki kelemahan, antara lain:
- Untuk BN yang dicetak sebelum produksi, saat SPK berubah di tengah jalan, kemasan yang sudah dicetak BN harus ditarik kembali karena tanggal produksinya sudah tidak relevan.
- Pencatatan BN yang tidak terintegrasi dengan software prooduksi akan menyebabkan kesulitan saat perlu melakukan pelacakan audit.
Kontrol Resep / formula
Dalam pabrik makanan, resep pembuatan penting sekali. Sedikit ‘lari’ saja dari resep, rasa dan kualitas makanan yang dihasilkan bisa berakibat fatal. Situasi yang sering dihadapi adalah: proses ini sangat mengandalkan operator untuk mengambil bahan baku sesuai resep.
Realtime monitoring hasil produksi
Pabrik makanan yang pencatatannya masih manual dan baru dicatat ke ERP setelah produksi selesai akan menyebabkan monitoring pabrik menjadi sulit.
Akibatnya: kepala pabrik dan kepala regu harus turun ke lapangan melakukan pengecekan secara visual. Selain membuang waktu, hal ini juga tidak efektif karena hasil produksi tersebar di seluruh lantai produksi.
Penghitungan HPP otomatis
Untuk menjaga daya saing produk di pasar, penetapan harga jual sangatlah penting bagi pabrik makanan. Agar bisa menetapkan harga jual yang bersaing, penting sekali untuk mengetahui berapa harga pokok produksi untuk setiap makanan yang dihasilkan.
Tanpa menggunakan software pabrik makanan, perhitungan harga pokok produksi akan:
- lambat
- tidak akurat
- Sifatnya totalan, bukan per produk
Pencatatan Waste & penyusutan
Banyak pabrik makanan yang berhubungan dengan bahan baku yang sifatnya bisa menyusut atau menguap, atau tercecer, terbuang, rusak dan sebagainya.
Semua hal tersebut, bila tidak dicatat dengan baik, mudah sekali dicurangi atau terabaikan, yang pada akhirnya akan mengurangi keuntungan perusahaan.
4. Tantangan yang Umum Dihadapi Pabrik Makanan di Indonesia
Tantangan-tantangan umum yang sering dihadapi oleh pabrik makanan di Indonesia saat ini antara lain:
- Input produksi manual di spreadsheet
- Kartu stok bahan mentah tidak akurat
- Sulit kontrol konsistensi rasa
- Banyak “kehilangan bahan” tapi tidak tahu di mana
- Tidak ada visibilitas hasil produksi harian
- Perhitungan HPP tiap produk masih pakai Excel
- Laporan management terlambat
Semua tantangan yang disebutkan di atas, dapat dengan mudah diatasi apabila pabrik makanan tersebut menggunakan software pabrik makanan atau Manufacturing Execution System (MES).
5. Contoh Penerapan Biz-A MES di Pabrik Makanan
Salah satu software MES yang ada di pasar Indonesia adalah Biz-A MES, software Manufacturing Execution System buatan Imamatek, sebuah perusahaan pengembang software lokal.
Contoh penerapan Biz-A MES di pabrik makanan adalah sebagai berikut:
a. Pembuatan Surat Perintah Produksi
Sebagai software pabrik makanan, Biz-A MES bisa membuat SPK baik secara Make To Order maupun Make To Stock atau gabungan keduanya.
Proses pembuatan SPK juga bisa dihubungkan dengan sistem kanban, di mana buffer stock akan dihitung secara dinamis berdasarkan jumlah permintaan dan kapasitas produksi.
b. Pengeluaran dan Penerimaan Bahan Baku
Biz-A MES bisa mencatat pengeluaran dan penerimaan bahan baku secara rinci dari gudang bahan baku <–> lantai produksi <–> mesin secara bolak-balik.
Mengapa pemantauan perpindahan bahan baku ini penting?
Karena pada kenyataan di lantai produksi, bahan baku tidak selalu habis terpakai. Perlu ada pencatatan rinci berapa banyak bahan yang keluar dan berapa yang masuk. Jadi saat stock opname, jumlah fisik akan sama dengan jumlah tercatat di sistem.
Scan/rekam item / lot
Semua perangkat Biz-A MES di operator produksi bisa dilengkapi dengan bar code scanner. Fungsinya adalah untuk scan item dan BN/lot no dari bahan baku yang digunakan. Dengan scan ini bisa mencegah kesalahan pengambilan bahan baku.
Input QC masuk
Pencatatan QC bisa dicatat langsung ke Biz-A MES. Semua parameter QC, baik dalam bentuk angka, text, atau bahkan berupa gambar, dapat dilampirkan. Hasil QC juga bisa menjadi sistem kontrol apakah proses produksi boleh dilanjutkan atau tidak.
Stok otomatis update
Biz-A MES bisa mencatat penggunaan bahan baku, WIP dan penghasilan barang jadi secara realtime secara otomatis karena terhubung langsung dengan perangkat sensor.
Sensor seperti: timbangan digital, barcode scanner, counter infra merah, RFID, dsb-nya, akan membuat proses pemotongan stok terjadi secara realtime dan akurat.
c. Formulasi & Perintah Produksi
Resep digital
Dengan menggunakan Biz-A MES, SPK dan resep bisa diterbitkan tanpa harus dicetak di kertas. SPK dan resep bisa ditampilkan langsung di layar. Selain cepat, juga menghindari kesalahan.
Hitung kebutuhan bahan otomatis
Jumlah bahan yang dibutuhkan akan dihitung otomatis oleh Biz-A MES berdasarkan jumlah SPK yang diterbitkan. Apabila resep yang digunakan bertingkat, Biz-A MES juga akan menghitung hingga ke tingkat yang paling rendah, yaitu jumlah bahan baku.
Sistem kunci gramasi (Mencegah salah timbang)
Untuk memastikan gramasi Biz-A MES bisa dihubungkan dengan timbangan digital.
Dengan cara manual, operator melakukan:
- baca resep
- ambil bahan taruh di atas timbangan
- atur agar angka di timbangan sesuai resep
Dengan Biz-A MES software pabrik makanan:
- Tampilkan resep serta jumlah yang dibutuhkan
- Operator ambil bahan, taruh di atas timbangan sampai angka di timbangan sesuai dengan sistem.
- Operator hanya bisa lanjut timbang bahan berikutnya bila angka timbangan sesuai dengan resep.
Dengan cara seperti itu, kecil kemungkinan operator bisa salah timbang.
d. Hasil Produksi Realtime
Operator input hasil langsung dari tablet/HP
Setiap kali operator sudah selesai, hasil produksi langsung dicatat ke Biz-A MES. Proses ini bisa dilakukan secara praktis dengan cara:
- Scan barcode
- Taruh di atas timbangan digital
- Terhubung ke sensor infrared
- dsb-nya
Sistem mencatat waktu mulai–selesai
Karena Software pabrik makanan Biz-A MES sudah mencatat kapan operator mulai dan selesai produksi, maka secara otomatis cycle time di setiap workstation bisa terukur secara akurat. Angka ini bisa digunakan sebagai bahan analisa lebih lanjut saat ingin melakukan efisiensi atau perbaikan proses.
Catat waste dan rework
Setiap terjadi waste atau rework akan dicatat langsung ke Biz-A. Dengan demikian, perhitungan efisiensi produksi bisa terhitung dengan baik.
e. Quality Control
QC sebelum, saat, dan setelah produksi
Dengan Biz-A MES, QC bisa dilakukan sebelum, saat dan setelah produksi. Tergantung dari workstation-nya. Proses QC, bukan cuma mencatat kuantitasnya, tapi segala parameter yang digunakan saat QC bisa dicatat dengan rinci.
Checklist digital
Dengan Biz-A MES, bagian QC bisa dibuatkan custom check list, disesuaikan untuk setiap jenis produk yang akan di-QC. Semuanya secara digital dan otomatis dijadikan kontrol apakah barang yang dihasilkan lolos atau tidak.
f. Traceability
Menelusuri produk bermasalah kembali ke lot bahan baku
Dengan mencatat semua proses di software pabrik makanan, langsung pada saat kejadian, penelusuran jejak produksi dari barang jadi berdasarkan nomor lot mundur hingga ke bahan baku bisa dilakukan. Hal ini penting untuk menaati regulasi dari BPOM maupun Halal.
g. Perhitungan HPP Otomatis
Sistem menghitung HPP setiap batch
Biz-A MES bisa diintegrasikan ERP maupun software akuntansi. Tugasnya adalah mengirim data-data untuk dihitung HPP-nya. Data-data seperti: jumlah bahan baku, durasi proses yang dilakukan serta jumlah barang jadi, bisa digunakan untuk menghitung HPP dengan segala metode yang ditetapkan oleh bagian akunting.
Menampilkan perbandingan HPP ideal vs aktual
Bagi pabrik yang menggunakan sistem Standard Costing, Biz-A MES juga bisa menampilkan angka HPP aktual dan dibandingkan dengan cost standard.
h. Laporan Produksi
Laporan-laporan yang bisa dihasilkan oleh Biz-A MES antara lain:
- Dashboard real-time
- Laporan per shift / per batch / per produk
- Laporan loss & waste
- Laporan actual vs target
6. Studi Kasus Mini
Sebuah pabrik bakso dengan 50-an operator mengalami error 7–12% pada penimbangan bahan. Setelah memakai software pabrik makanan Biz-A MES, error turun menjadi 2%.
Sebuah pabrik rasa artifisial menggunakan software pabrik makanan Biz-A MES. Proses yang tadinya menggunakan kertas dan excel menjadi lebih praktis. Hasilnya:
- Timbangan bahan baku jadi lebih akurat karena terintegrasi dengan timbangan digital.
- Reject berkurang karena kualitas terjaga.
- Efisiensi dalam produksi karena semua komunikasi lewat sistem dan digital.
7. Manfaat Langsung Biz-A MES untuk Pabrik Makanan
Mengurangi human error
Terutama saat melakukan penimbangan bahan baku dan pencatatan batch number barang jadi
Produksi lebih konsisten
karena SPK dikeluarkan secara digital. Tidak akan salah penugasan lagi.
HPP akurat otomatis
Karena terintegrasi dengan software ERP/akuntansi secara realtime.
Stok bahan mentah jadi real-time
Pemotongan bahan baku persis pada saat digunakan, bukan pada saat keluar gudang. Hal ini membuat proses stock opname menjadi lebih mudah dan akurat.
Penghematan biaya (waste, kehilangan, penyusutan bahan)
Semua waste dan penyusutan bisa secara akurat dihitung.
Mempercepat keputusan manajemen
Dengan adanya dashboard monitor produksi secara realtime, manajemen bisa mengambil keputusan dengan cepat. Bahkan pada saat harus mengubah SPK di tengah produksi pun bisa.
8. Perbedaan Biz-A MES Dibanding Software Lain
- Sudah terbukti cocok digunakan di pabrik makanan Indonesia
- Sistem mengontrol Resep & gramasi yang akurat dengan cara terkoneksi dengan timbangan digital.
- Realtime dashboard
- Bisa pakai tab/HP di shopfloor
- Integrasi mudah dengan ERP/akuntansi
- Implementasi dengan cepat
- Bisa di-custom sesuai dengan karakter pabrik di Indonesia
- Support lokal Indonesia
Jika Anda ingin melihat demo bagaimana software pabrik makanan Biz-A MES bekerja di pabrik makanan, silakan hubungi kami di sini.
