Apa itu Kanban?
Kanban adalah sistem penjadwalan untuk manufakturing ramping (lean manufacturing). Sistem ini diciptakan oleh Taiich Ohno dari Toyota. Tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan efisiensi. Dalam hal ini efisiensi inventory.
Bagi yang ingin mempelajari teori lebih dalam, silakan lihat di artikel ini.
Bagi yang malas baca teori, tidak apa-apa. Aturan kanban sebetulnya sangat sederhana. Tidak boleh ada stok nganggur. Barang jadi hanya diproduksi bila sudah ada yang pesan. WIP harus terus bergerak. Bahan baku beli seperlunya.
Salah kaprah
Sebelum dilanjutkan, mari kita luruskan 1 hal dulu.
Istilah kanban saat ini sudah banyak yang rancu akibat adaptasi sistem kanban di software development. Banyak artikel yang dibuat tanpa dilengkapi dengan pemahaman yang tepat dan asal comot dari internet atau bahkan menggunakan chat GPT untuk generate artikelnya.
Sebagai contoh: walaupun secara harafiah kanban artinya papan yang untuk dilihat, tapi istilah Kanban board tidak ada di sistem kanban produksi. Istilah ini hanya digunakan oleh kanban software development.
Cara kerja Kanban
Untuk menjelaskan secara sederhana, saya akan menggunakan analogi berikut: Andi tinggal di rumah yang terpencil. Butuh 2 hari untuk membeli air minum.
- Agar air minumnya selalu fresh (tidak lebih dari 5 hari), setiap kali beli, dia hanya akan beli 5 botol.
- Setiap hari Andi akan minum 1 botol.
- Agar tidak kehabisan air, Andi harus memesan air paling telat 2 hari sebelum botol habis. Untuk itu, Anda menaruh sebuah Kartu kanban di antara botol ke-3 dan 2 terakhir.
- Saat botol ke-3 diambil, Andi akan melihat kartu kanban. Segera dia memesan air.
- Besoknya, botol ke-2 diambil, sisa 1.
- Besoknya lagi, botol ke-1 diambil dan stok habis. Tapi di hari yang sama suplier sudah datang membawa 5 botol lagi.
- Proses diulangi lagi. Andi menaruh kartu kanban di antara botol 3 dan 2 terakhir.
Untuk lebih jelasnya, silakan lihat ilustrasi di gambar 1.
Dengan demikian, stok minuman Andi tidak terlalu banyak sehingga air minumnya tidak segar, tidak juga terlalu sedikit sehingga kehabisan dan kehausan.
Masalah di Kanban
Bayangkan Andi sekarang menikah dengan Susi.
- Mereka berdua masing-masing minum 1 botol air setiap harinya.
- Namun Andi tetap menaruh kartu kanban di antara botol 3 dan 2. Saat sisa 2 botol, Andi baru pesan.
- Besoknya Andi dan Susi ambil 2 botol.
- Lusanya stok sudah kosong dan air minum belum datang. Akibatnya: Andi dan Susi kehausan.
- Keesokan harinya air yang dipesan baru datang
Apa yang terjadi? Karena kecepatan keluar sudah bertambah besar, maka buffer stock kanban harus dihitung ulang menyesuaikan kondisi terbaru.
Penyesuaian Buffer Stock
Karena output sudah bertambah jadi 2 kali lipat, maka buffer stock pun juga harus disesuaikan. Dalam hal ini, menjadi 4. Kartu kanban diletakan di antara botol 5 & 4 dari belakang. Batch pembelian pun dinaikan dari 5 menjadi 10 seperti yang terlihat di gambar 3.
Isu Belum Selesai
Setelah buffer stock disesuaikan, apakah isu minuman sudah beres? Tidak juga. Andi & Susi ternyata nggak cocok. Mereka akhirnya memutuskan untuk bercerai. Susi meninggalkan Andi sendirian dan air minum hanya 1 botol setiap hari. Aturan stok tidak diubah. Setiap kali beli, tetap 10 botol. Hasilnya: pada hari ke-6, Anda akan minum botol yang tidak fresh lagi.
Andi belajar bahwa bila konsumsi turun, semua parameter harus dihitung ulang.
Perhitungan Dinamis
Sistem produksi kanban sebetulnya sangat sederhana. Namun kelemahan sistem ini adalah buffer stock-nya harus secara dinamis dihitung agar menyesuaikan perubahan kondisi terkini. Saat permintaan meningkat, buffer stock juga harus dinaikan. Begitu pula saat permintaan menurun, buffer stock harus ikut diturunkan agar dead stock bisa dihindari.
Kondisi ini akan diperparah bila varian produk yang banyak. Semakin sulitlah untuk dihitung manual. Untuk kondisi sepertinya, paling cocok apabila buffer stock-nya dihitung secara otomatis menggunakan Software manufaktur yang dirancang khusus untuk sistem kanban.
Contoh Penerapan di Pabrik Kantong Plastik
Sebuah pabrik menghasilkan kantong kresek. Kantong yang dijual mempunyai beberapa ukuran dan masing-masing ukuran mempunyai 4 warna. Total varian produk yang dihasilkan mencapai 100 varian.
Proses produksinya sebetulnya cukup sederhana. Bahan baku dicampur di mesin mixer, lalu dimasukan ke mesin blower menghasilkan WIP Roll. Dari WIP Roll dipotong sesuai ukuran, lalu di-packing.
Tantangan & Situasi
Tantangan pertama yang dihadapi adalah: kesulitan untuk menjaga service level delivery. Idealnya adalah: setiap order masuk, paling lambat H+1 sudah harus dikirim. Namun saat order dengan ukuran dan warna tertentu mendadak naik, stok barang jadi tidak cukup, maka bagian produksi akan kalang kabut karena harus mengubah warna blower dan menghabiskan waktu setup time yang berharga.
Tantangan kedua: Inventory level yang sangat tinggi. Sebetulnya ini merupakan imbas dari tantangan pertama. Untuk memperbaiki service level, maka manajemen pabrik memutuskan untuk meningkatkan buffer stock, baik di barang jadi maupun WIP (Work In Progress).
Perbedaan kapasitas mesin yang sangat tinggi juga memperumit situasi. Kecepatan mesin potong bisa 10 x lebih cepat dibandingkan mesin blower. Dengan demikan, WIP roll yang tinggi sulit untuk dihindari. Apabila sampai salah produksi, yaitu menghasilkan Roll yang tidak dipesan, maka WIP tersebut akan menjadi dead stock.
Solusi
Solusi yang diberikan untuk pabrik tersebut adalah dengan menerapkan sistem kanban di 2 tempat:
- Gudang Barang Jadi
- Gudang WIP Roll
Saat buffer stock di gudang barang jadi sudah menyentuh batas minimum, sistem akan menginstruksikan bagian PPIC untuk mengeluarkan SPK potong untuk mengisi buffer gudang barang jadi.
Saat buffer stock WIP Roll menyentuh batas minimum, PPIC juga akan mendapat sinyal untuk membuat SPK produksi WIP Roll.
Sistem Kode Warna
Kondisi varian produk yang begitu banyak akan menyulitkan bagian PPIC menentukan produk mana yang harus dibuatkan SPK-nya. Oleh sebab itu, dibuatkan sistem pewarnaan dengan aturan berikut:
- Ungu: berarti buffer stock > 200% dari minimal stock.
- Biru: buffer stock antara 151-200%.
- Hijau: buffer stock antara 101-150%
- Kuning: Buffer stock antara 51-100%
- Merah: Buffer stock <=50%
Dengan diwarnai seperti itu, maka PPIC tinggal melihat dashboard mana saja produk yang ‘warna’-nya kuning atau merah. Kuning berarti saatnya diproduksi. Kalau merah, harus segera ambil tindakan segera karena bila tidak maka akan kehabisan stok.
Peran Software MES
Software MES atau Manufacturing Execution System mempunyai peran yang sangat penting untuk berjalannya sistem kanban di sebuah pabrik. Caranya adalah sebagai berikut
- Integrasi dengan ERP untuk menghitung kecepatan penjualan.
- Dari situ, MES akan otomatis menghitung buffer stock yang dibutuhkan untuk setiap varian.
- MES akan membaca data saldo stok dari ERP dan dibandingkan dengan buffer stock. Lalu diberikan warna sesuai dengan aturan di atas.
- PPIC akan membuat rencana produksi berdasarkan kode warna.
- Setiap stasiun kerja akan input hasil produksi secara realtime.
- Dashboard produksi akan menampilkan progress dan status produksi secara realtime.
Semua proses di atas akan terus dihitung ulang saat ada perubahan
Hasil yang Diharapkan
Dengan menggunakan sistem kanban ini, hasil yang bisa diharapkan adalah:
- Service level order bisa meningkat karena stok barang jadi selalu tersedia.
- Tingkat persediaan akan turun karena buffer stock hanya diset secukupnya. Saat permintaan meningkat, buffer stock otomatis naik. Begitu pula sebaliknya.
- Biaya bunga bank menurun karena berkurangnya dead stock.
- Profit perusahaan meningkat karena naiknya penjualan dan menurunnya biaya. Arus kas perusahaan juga meningkat karena menurunnya tingkat persediaan.
Penutup
Demikian artikel ini ditulis untuk menjelaskan cara kerja sistem kanban dengan contoh kasus di pabrik plastik. Bila Anda melihat bahwa sistem kanban bisa menjadi solusi untuk menurunkan inventory level di pabrik Anda, namun bingung harus mulai dari mana, silakan hubungi kami untuk konsultasi lebih lanjut.
Baca juga artikel yang membahas studi kasus lean manufaktur di pabrik mobil.
