Hai para manajer. Artikel kali ini saya akan membagikan tentang kesalahan-kesalahan yang sering terjadi saat manajer mendelegasikan tugas ke stafnya. Sebagian besar kesalahan tersebut pernah saya sendiri lakukan. Jadi dengan adanya artikel ini, saya berharap Anda bisa belajar dari kesalahan-kesalahan saya.
8 Kesalahan Dalam Delegasi
Kesalahan pertama adalah: Tidak ada Job description.
Pernah nggak Anda melakukan rekrutmen untuk mengisi 1 posisi tapi posisi itu belum ada Job Description yang jelas? Saya pernah. Kalau Anda juga pernah, berarti Anda sedang melakukan kesalahan delegasi yang pertama, yaitu abdikasi. Abdikasi adalah tidak ada kejelasan tugas dan tanggung jawabnya. Pokoknya dia harus mengerjakan apa saja, saya ulangi, apa saja, yang Anda minta.
Kesalahan kedua adalah: Delegasi ke orang yang tidak kompeten.
Apakah Anda pernah meminta staf Anda untuk mengerjakan tugas yang Anda tahu persis dia belum bisa kerjakan dan belum pernah diajarkan cara melakukannya? Saya pernah. Dulu pernah ada kejadian terjadi di mana saya harus mengisi sebuah acara seminar. Tapi karena ada urusan penting lain yang mendadak, saya tidak bisa hadir. Lalu saya “delegasikan” tugas itu ke staff marketing saya. Langsung staff saya pucat dan ketakutan. Dia tidak siap. Tapi saya paksakan dia untuk melakukan tugas saya. Alhasil, seminarnya berjalan kacau dan hasilnya mengecewakan.
Kesalahan ketiga dalam melakukan delegasi adalah: Salah orang.
Contoh: saya pernah hire seseorang sebagai accounting manager. Karakter penting yang harus dimiliki oleh seorang accounting manager adalah teliti. Waktu dites DISC, sebetulnya saya sudah tahu orang tersebut tidak cocok untuk mengerjakan tugas-tugas yang rinci. Tapi dengan alasan tertentu, saya akhirnya tetap meng-hire orang tersebut. Alhasil, banyak kesalahan-kesalahan yang terjadi, dari yang kecil hingga besar, yang tidak seharusnya dilakukan oleh seorang accounting manager. Atau sebaliknya, hire seorang yang karakternya introvert sebagai salesman. Saya juga pernah. Wah, itu ibaratnya suruh ikan manjat pohon. Kalau ikan, ya, suruh berenang. Kalau mau manjat pohon yang jago, hire monyet.
Kesalahan keempat: Tidak ada sistem.
Pernahkah Anda memberikan perintah secara lisan saja, lalu perintah tersebut akan dijalankan, tapi tidak konsisten. Kadang dikerjakan, kadang tidak. Kadang dikerjakan dengan baik, kadang tidak. Brad Sugars dari Actioncoach berkata: “Business runs by systems, systems run by the people”. Memberikan instruksi secara lisan bukan delegasi. Sistem dibuat agar operasional bisnis bisa berjalan secara konsisten. Konsisten adalah kata kuncinya. Jadi kalau ada customer yang mengeluhkan bahwa karyawannya bisa konsisten dalam mengerjakan sesuatu, saya cuma bertanya: “Sudah ada sistemnya belum?” Kalau belum ada sistem, Anda belum melakukan delegasi. Sistem yang dimaksud di sini bisa sesederhana mendokumentasikan tugas-tugasnya di atas kertas, hingga sistem yang lebih canggih menggunakan software. Apa pun bentuknya, Anda butuh sistem agar proses delegasi bisa berjalan dengan lancar.
Kesalahan kelima: Tidak ada pelatihan.
Apakah Anda pernah meminta staf Anda yang belum terlatih untuk mengerjakan sesuatu dan berasumsi dia seharusnya bisa lakukan tugas itu dengan baik? Saya sering. Pernah mendengar kalimat seperti ini? “Harusnya dia bisa dong kerjakan. Masak gitu aja nggak bisa?” Hanya karena pekerjaan itu sepele, bukan berarti karyawan Anda sudah bisa kerjakan. Tergantung dari tingkat kompleksitas pekerjaan tersebut. Semakin rumit pekerjaannya, semakin lama pelatihan dan pendampingan yang diperlukan agar proses delegasi bisa berjalan dengan lancar.
Kesalahan keenam: Tidak ada pengawasan.
Apakah Anda pernah kasih tugas ke staf Anda, tapi tidak pernah cek hasilnya? Agar delegasi bisa terus berjalan dengan lancar, Anda sebagai manajer, harus secara rutin memantau hasilnya. Bila Anda tidak “kawal”, pekerjaan yang Anda delegasikan pasti akan melenceng atau bahkan tidak dikerjakan.Karena kalau Anda tidak pantau, staf Anda akan berpikir, “Ngapain saya kerjain? Kerja nggak kerja juga nggak dipantau kok?”.
Kesalahan ketujuh: Tidak diberi wewenang.
Apakah Anda sering dicari karyawan Anda untuk diminta buat keputusan?“Pak, kalau ini gimana? Kalau begitu gimana? ”Agar Anda tidak terus di-’recoki’ oleh karyawan Anda untuk bertanya pertanyaan yang remeh-temeh, Anda perlu memberikan wewenang ke yang bersangkutan untuk membuat keputusan. Tentu saja Anda harus sesuaikan wewenang yang diberikan dengan kemampuan karyawan yang bersangkutan.
Kesalahan terakhir: Kalau salah diomeli.
Ini berhubungan dengan kesalahan sebelumnya. Kalau Anda sudah kasih wewenang, tentu akan ada kesalahan yang akan terjadi. Bila Anda, sebagai manajer, selalu marah saat karyawan Anda salah, tidak heran karyawan Anda tidak berani untuk ambil keputusan. Ujung-ujungnya, karyawan Anda akan mengembalikan wewenang itu kepada Anda dengan cara bertanya kepada Anda atas keputusan yang seharusnya dia ambil. Ingat, marah atas kesalahan yang sudah terjadi tidak ada gunanya.
Saya biasanya bertanya seperti ini: “Pelajaran apa yang Anda pelajari dari kesalahan ini?”Atau: “Kalau Anda bisa ulangi lagi kejadian ini, apa yang akan Anda lakukan secara berbeda untuk memastikan ini adalah kesalahan terakhir yang terjadi?”.Bertanya pertanyaan seperti itu akan membantu karyawan Anda belajar dari kesalahannya. Kalau dia belajar, berarti proses delegasi yang Anda lakukan makin hari makin baik.