Presentasi FINA di Kawasan Berikat

Customize FINA dengan Software ERP Untuk Kebutuhan di Kawasan Berikat

Project Kawasan Berikat atau biasa saya sebut Kaber, mari kita mulai artikel atau cerita Project Kaber saya di Kota Udang ya. Pada tanggal 14 September 2021 lalu, coach RJ lagi-lagi menawarkan saya untuk terjun langsung di Project Kaber PT Panjang Umur Kekayaan untuk ikut presentasi 16 September 2021 ke Kota Udang. Pulang pergi dari tempat saya tinggal atau 2 hari setelah diinfo, tapi kali ini sedikit berbeda karena background perusahaan dan PIC sebelumnnya belum pernah saya handle. Goal kali ini adalah mengawal jalannya proses FINA dan presentasi di kantor Bea Cukai Kota Udang supaya berjalan lancar dan membantu PT Panjang Umur Kekayaan terhindar dari pembekuan pihak Bea Cukai Kota Udang.

Oh ya, untuk project ini lagi-lagi berbeda dengan project perusahaan kaber lainya yang sebelumnya saya handle, karena untuk PT Panjang Umur Kekayaan sendiri sudah menggunakan Program ERP dan sudah bisa menampilkan 7 Laporan IT Inventory yang dibutuhkan pihak Bea Cukai, hanya saja belum mencakup jurnal/Laporan keuangan, jadi dari sisi FINA mencoba membantu bagaimana caranya bisa membaca data/table yang sudah disiapkan ERP lalu menulisnya dalam table FINA. Nah tiba tanggal 16 September saya diharuskan Stanby Jam 5 pagi dititik yang sudah disepakati untuk berangkat menuju Kota Udang.

Sesampainya di Factory dengan luas hampir 80 Hektar, sekitar pukul 10 pagi saya ikut meeting & prepare untuk presentasi. Sekitar jam 12 kita berangkat menuju kantor Bea Cukai di Kota Kota Udang, presentasi sendiri hanya diikuti oleh 3 Orang dari pihak perusahaan dan 2 Orang dari Pihak Kaber, sepanjang jalannya presentasi dihari tersebut pihak PT Panjang Umur Kekayaan dicecar dan tersudutkan karena kurangnya persiapan yang jauh sebelumnya sudah menjadi Issue perusahaan untuk dirubah tetapi belum ada perubahan. Berikut poin-poinnya :

  1. Pihak Bea Cukai masih mempermasalahkan adanya bahasa Mandarin pada Program ERP, issue tersebut sudah disampaikan dua bulan sebelumnya bahwasanya pihak Perusahaan akan merubahnya tapi perhari ini masih terdapat bahasa tersebut.
  2. Pihak Bea Cukai menyayangkan presentasi hari ini hanya menampilkan PI RM saja, untuk selanjutnya minta Pembelian Mesin dan yang lainya agar sudah bisa masuk ke FINA.
  3. Pihak Bea Cukai meminta Proses Integrasi sendiri jangan langsung Invoice melainkan melalui Good Receive terlebih dahulu.
  4. Pihak Bea Cukai meminta agar divisi IT ikut serta dalam presentasi karena masalah ini tidak cukup dihandle oleh Divisi Finance & Customs.
  5. Pihak Bea Cukai berasumsi antara FINA dan ERP tidak mau terbuka untuk korelasi table agar proses Integrasi ERP dan FINA berjalan dengan baik.
  6. Pihak Bea Cukai meminta Presentasi Minggu depan dilakukan di Pabrik/Factory langsung dan dihadiri IT.
  7. Pihak Bea Cukai Pesimis Perusahaan bisa terhindar dari zona Pembekuan jika orang-orang yang terlibat untuk masalah hanya sebatas ini

Dari presentasi di hari tersebut dari sisi FINA saya mencoba menjelaskan dan show data yang berhasil terintegrasi mulai dari jurnal yang terbentuk sampai Neraca dan itu sudah OK oleh pihak Bea Cukainya. Saya kembali menegaskan bahwasanya demi kelancaran proses Integrasi ERP to FINA, IT ERP sendiri cukup melengkapi table yang FINA butuhkan agar dapat di baca oleh FINA. Selama IT ERP sendiri bisa melakukan itu dari sisi FINA tidak ada masalah. Saya coba berikan peringatan/masukan juga untuk PIC PT Panjang Umur Kekayaan jika tidak ada pergerakan setelah hari ini mulai dari kordinasi dengan IT, Kerja sama dan poin2 yang disebutkan oleh pihak Bea Cukai, maka bisa saya katakan wajar jika pihak Bea Cukai Pesimis perusahaan terhindar dari Pembekuan. Di akhir penghujung hari itu saya diminta untuk hadir kembali di Minggu depan.

Tiba di hari ke-2 tanggal 23 September 2021 tidak ada penambahan Customize secara FINA tidak ada pergerakan Signifikan oleh pihak PT Panjang Umur Kekayaan untuk poin-poin yang menjadi catatan dari sisi FINA. Tiba waktu presentasi di Pabrik, kali ini dihadiri lebih banyak peserta mulai dari 2 Orang Hanggar Bea Cukai dan 2 orang pihak Bea Cukai Kota Udang, untuk pihak Perusahaan dihadiri GM, IT, HRD, Exim (customs) dan beberapa bagian lainya. Lagi-lagi presentasi tidak terarah atau lebih kacau dari minggu sebelumnya, kali ini GM / Mr. Saiyan sedikit memojokkan pihak FINA dan mencoba menyampaikan ke pihak Bea Cukai bahwa ERP sudah coba memenuhi apa yang FINA butuhkan, saya mencoba respon gimick-gimick kalem dan tidak mencoba Interupsi meskipun tahu tidak semua kesalahan ada di sisi FINA karena situasi sedang panas hehehe, beberapa data random yang disebutkan oleh pihak Bea Cukai tidak ditemukan di transaksi list FINA. Ada beberapa catatan yang memang bisa saya coba jabarkan bahwa memang kurangnya persiapan dari perusahaan yang membuat data-data tersebut belum bisa terintegrasi ke FINA sebagai berikut detailnya :

  1. User belum semua input data Vendor yang ada di ERP dimasukan di FINA baik creat new Vendor ataupun Kode Vendor di Notes pada master Vendor.
  2. Ada issue ERP dengan Rate 0 FINA tidak akan bisa baca kondisi Rate 0
  3. Ada Beberapa data yang memang belum ada di Table ERP, sehingga FINA tidak bisa ambil data tersebut.

Pihak bea cukai sendiri melayangkan peringatan sekali lagi agar Minggu depan bisa diselesaikan dengan baik, karena Minggu depan menjadi hari penentuan perusahaan akan dibekukan atau lolos. Issue besar lainya disini adalah antara IT di Indonesia dan IT Taiwan kordinasi nya kurang baik, sehingga memperlambat pembenahan data yang belum bisa ter-integrasi ke FINA-nya. Setelah presentasi hari ini pihak perusahaan saya arahkan untuk penambahan Customize untuk mengakomodir error-error yang terjadi, dan mereka melakukan penambahan tersebut. Semua pihak sudah mulai ada pergerakan untuk mempersiapkan presentasi hari terakhir Minggu depan supaya terhindar dari pembekuan.

Saat yang ditunggu-tunggu tiba Jumat 1 OKtober 2021, hari dimana akan menjadi penentuan dan keberlangsungan banyak umat hehehe, karena jika tidak lolos kemungkinan Export akan dibatasi artinya produksi juga akan menurun Intensitasnya. Presentasi kali ini dilakukan di Kantor Bea Cukai langsung dan dihadiri 3 orang dari pihak Bea Cukai, suasana tegang nampak diraut wajah orang-orang yang hadir di ruangan hari itu. Penguji yang nampak garang pada saat presentasi yang lalu nampaknya sedikit agak kalem, karena beberapa pertanyaan yang sepertinya mendetail tidak lagi dilayangkan. Random Checking pun dilakukan Modul yang bisa ter-integrasipun sudah bertambah 1 transaksi yaitu Sales Invoice, dari beberapa random checking sebagian besar sudah tersedia di Program FINA. Pembahasan demi pembahasan dilakukan pada saat itu juga, sampai di akhir pengujian mereka menyampaikan hal yang ditunggu-tunggu.

Ya, mereka menyampaikan bahwa presentasi hari ini memberikan progress signifikan kalau ditanya lolos dengan nilai apa ? Penguji menjawab “Ya bisa nilai sendiri lah ya kira-kira nilainya apa ahaha” Ujarnya, seketika satu ruangan melepaskan nafas panjang haaaaaaaaa akhirnya……, walau lolos dari pembekuan masih banyak catatan yang harus dibenahi. Poin-poin yang masih kurang akan coba dilampirkan dalam surat pernyataan setelah hari ini. Ya, hari itu saya tidak banyak beban karena dari awal penguji sudah terlihat menurunkan tensinya.Terbukti PT Panjang Umur Kekayaan untuk dititik ini lolos dalam pembukuan. Di akhir cerita tak lupa mereka meminta saya untuk ikut dalam dokumentasi didepan kantor Bea Cukai, sempat mengajak saya untuk makan-makan bersama MR. Saiyan namun mengingat hari sudah mendekati malam, saya lebih memilih untuk bergegas pulang.

Demikian Artikel yang dapat saya sampaikan. Semoga bermanfaat.

Penulis : Mokhammad Nafiul Fatah