Excel adalah program spread sheet buatan Microsoft yang sangking terkenalnya, sudah menjadi nama generik seperti kita sebut merek Aqua untuk semua air minum putih dalam kemasan. Jadi, tanpa bermaksud untuk melanggar hak pemegang merek excel, saat saya menulis excel, yang saya maksudkan adalah software spread sheet pada umumnya.
Salah satu penggunaan excel yang paling umum untuk sebagai aplikasi akuntansi. Artikel ini ditulis bertujuan untuk membandingkan untung ruginya menggunakan software Excel sebagai aplikasi akuntansi dan apa alternatif lain yang tersedia.
Keuntungan
Pertama: Excel Gratis
Anda dengan mudah bisa menemukan excel di komputer atau laptop. Dengan pertimbangan ini tentunya kita akan berpikir bahwa pakai excel untuk aplikasi akuntansi adalah gratis. Tinggal dibuat rumus-rumus-nya saja sudah beres. Langsung bisa dipakai. Bila Anda dalam kondisi seperti itu, berarti Anda benar.
Kedua: Rumus Sudah Tersedia
Keuntungan kedua adalah di internet sudah tersedia banyak sekali contoh-contoh cara membuat aplikasi akuntansi dengan software excel. Coba saja ketik kata kunci “aplikasi akuntansi excel” baik di google search maupun Youtube. Anda akan menemukan berbagai jenis contoh rumus untuk menjadikan excel sebagai aplikasi akuntansi
Ketiga: Cepat
Setelah Anda menemukan contoh rumus yang akan Anda ikuti, lalu copy, maka serta merta Anda sudah bisa langsung menggunakan program tersebut.
Kelemahan Menggunakan Excel
Selain keuntungan di atas, juga ada beberapa kelemahannya sebagai berikut.
Format Yang Kaku
Karena excel adalah software spread sheet umum, agar bisa dijadikan sebagai aplikasi akuntansi, tentulah perlu ditetapkan beberapa asumsi-asumsi. Asumsi ini akan menjadi aturan main. Aturan main ini harus diikuti dengan ketat. Kalau tidak, maka rumus-rumus yang sudah ditetapkan menjadi tidak tepat.
Sebagai contoh: rumus VLookup mengharuskan kita menentukan range cell yang akan di-VLookup-kan. Apa jadinya saat Anda menambah 1 baris, tapi lupa update range cell tersebut? Rumusnya jadi tidak akurat kan?
Audit Yang Lemah
Semua angka di excel dapat diganti atau di-edit oleh siapa pun. Termasuk rumus-rumus yang sudah dibuat. Apa jadinya bila Anda tidak sengaja menimpa 1 rumus di dalam 1 cell tertentu? Semua hasil perhitungan langsung kacau.
Bukan cuma itu. Bila file excel Anda diakses oleh banyak user, sulit ketahuan siapa yang meng-edit atau mengubah angka tertentu. Kecuali merek software spread sheet tertentu, seperti google sheets, yang bisa melacak history edit per cell. Namun dalam kondisi ini pun, Anda terlebih dahulu harus tahu dulu cell mana yang di-edit.
Kapasitas Data Terbatas
Excel bukanlah aplikasi database, apalagi database server. Kemampuan dia untuk menyimpan data dan diambil kembali sangat jauh di bawah kemampuan database server. Hal ini baru akan ketahuan setelah jumlah data yang diisi mulai banyak. Semakin banyak data yang diisi dan rumus yang dipasang, semakin lambat program excel akan bekerja.
Bukan cuma soal kapasitas data. Jumlah sheet yang banyak juga akan menyebabkan program excel melambat. Seperti yang kita ketahui bahwa siklus akuntansi melibatkan proses yang panjang. Mulai dari jurnal umum, lalu posting ke buku besar (General Ledger), lalu ke Trial Balance dan berakhir di laporan laba rugi & neraca. Belum lagi bila akunnya mempunyai buku pembantu (subsidiary ledger).
Masing-masing bagian yang di sebut di atas harus dibuatkan 1 sheet khusus, lalu hasilnya akan link lagi ke sheet yang lain. Tautan antar rumus ini semakin lama akan semakin lambat seiring dengan meningkatnya jumlah data yang diisi.
Alternatif Lain
Menimbang untung rugi menggunakan excel sebagai aplikasi akuntansi, bila Anda masih bisa merasakan manfaatnya, tentu saja dipersilahkan untuk terus gunakan. Tapi bagaimana jika sisa kerugiannya mulai Anda rasakan? Apakah ada alternatif lain?
Anda pada awalnya menggunakan excel sebagai aplikasi akuntansi tentu saja mempertimbangkan bahwa harga software akuntansi mahal. Bagaimana bila ada software akuntansi yang bagus dan gratis? Di mana Anda bisa mendapatkan segala kebaikan dari aplikasi software dengan excel dan dalam waktu yang bersamaan membuang kerugiannya.
Masih Butuh Excel?
Tentu saja! Walaupun Anda sudah menggunakan software akuntansi, bukan berarti Anda tidak perlu atau tidak boleh menggunakan excel lagi. Ada banyak kondisi di mana Anda butuh alat bantu untuk mencatat data-data keuangan atau akuntansi Anda. Hanya saja, siklus utama akuntansinya sudah dialihkan ke software yang memang dirancang khusus untuk itu.
Anda masih butuh excel untuk mencatat data-data yang belum bisa dicatat oleh software akuntansi yang Anda pakai.
Demikian artikel ini ditulis. Semoga bisa membantu Anda untuk mempertimbangkan apakah akan menggunakan excel sebagai aplikasi akuntansi Anda atau menggunakan software akuntansi saja.