FINAsoftware@yahoogroups

 

Cara Memilih Software Akuntansi yang Tepat Bagi Perusahaan Anda

Banyak teman-teman atau kenalan saya yang bertanya kepada saya, bagaimana caranya untuk memilih software (accounting) yang tepat bagi mereka? Saya bisa mengerti kebingungan mereka. Selain tidak ada standarisasi yang jelas di bidang software, perbedaan harga produk juga sangat menakutkan. Ada yang menjual mulai dari Rp. 150,000 hingga puluhan bahkan ratusan juta rupiah.

Untuk membantu teman-teman saya, saya biasanya memberikan beberapa pertanyaan yang perlu mereka tanyakan kepada vendor penyedia software tersebut.

Berikut pertanyaan yang bisa Anda tanyakan untuk menentukan seberapa bagusnya software tersebut:

  1. Cek kredibilitas Perusahaan yang mengembangkan.
    1. Apakah pengembangnya ada di Indonesia? Apabila pengembangnya tidak ada di Indonesia, Anda akan kerepotan bila ada masalah yang timbul dari software tersebut.
    2. Apakah perusahaannya mempunyai badang hukum yang jelas? Anda tidak ingin membeli sesuatu dari perusahaan yang tidak jelas badan hukumnya bukan?
    3. Apakah perusahaannya memiliki tim programmer dan tester yang terpisah? Pengembang software yang baik haruslah memiliki tim tester yang terpisah dengan programmer. Tugas tester ini adalah melakukan testing dan tidak melakukan programming. Bila tidak yakin, silahkan lakukan survei ke perusahaan vendor.
    4. Kapan terakhir perusahaan tersebut mengeluarkan rilis baru dari produknya. Hal ini penting untuk mengetahui apakah perusahaan itu masih terus aktif mengembangkan produknya atau tidak. Bila tidak dikembangkan lagi, maka Anda beresiko membeli produk yang akan segera ketinggalan jaman.
  3. Layanan purna jual. Layanan purna jual sangatlah penting bagi konsumen. Berikut hal-hal yang harus ditanyakan:
    1. Berapa banyak personil yang disediakan untuk stand by di call center-nya? Semakin banyak tentunya akan semakin bagus.
    2. Berapa banyak line telepon yang disediakan untuk melayani telepon dari customer? Tanyakan juga rasio antara jumlah customer dan line telepon yang disediakan. Anda tentunya tidak ingin menelepon ke call center yang sibuk terus kan?
    3. Apakah perusahaan tersebut menyediakan layanan On-Site (kunjungan ke lokasi customer)? Terkadang ada kasus yang hanya bisa diselesaikan dengan melihat langsung ke lokasi kejadian. Dalam hal ini, tentunya Anda akan sangat membutuhkan layanan kunjungan ke lokasi. Ada banyak perusahaan yang TIDAK menyediakan jasa tersebut, walaupun Anda bersedia untuk membayar.
    4. Bila ada, berapa biayanya? Apakah dihitung per kunjungan, per tahun?
    5. Berapa lama service level waktu yang berani mereka janjikan untuk datang? Kalau datang, namun waktunya tidak jelas, tentunya akan merugikan bisnis Anda juga kan?
    6. Apakah ada tersedia training dan implementasi?
    7. Apakah training dan implementasi mempunyai tahapan yang jelas dan terdokumentasi?
    8. Bila ada masalah yang terjadi yang tidak ada hubungan langsung dengan software yang Anda beli, namun menyebabkan software Anda mogok (mis: virus, network problem, dan masalah hardware lainnya),  Apakah penyedia software mau membantu?
  5. Produk. Pastikan produk yang Anda beli memang telah sesuai dengan kebutuhan. Berikut pertanyaan yang bisa ditanyakan:
    1. Berapa lama produk tersebut sudah dikembangkan?
    2. Kapan terakhir produk tersebut ada pengembangan fitur terbaru? (lihat poin 1.4).
    3. Apa fitur unggulan dari produk tersebut?
  7. Last but not least adalah: HARGA. Tentunya Anda harus membeli produk yang value-nya paling tinggi. Berikut beberapa pertanyaan yang bisa ditanyakan untuk menentukan value dari produk yang akan Anda beli:
    1. Apakah harga tersebut sudah termasuk after sales service? (lihat poin 2.3, 2.4 dan 2.5).
    2. Apakah harga beli sudah termasuk training dan implementasi?
    3. Berapa lama training dan implementasi akan dilakukan?
    4. Bila ada upgrade terbaru, berapa harga yang harus Anda bayarkan?
    5. Bila ada customisasi laporan atau form template, berapa yang harus Anda bayar?
    6. Bila ada karyawan yang baru, berapa harga untuk men-train karyawan baru tersebut?

 

Demikian sedikit pendapat saya. Tentunya pada akhirnya, Anda sendiri yang harus menentukan produk mana yang akan Anda beli. Semoga tulisan ini akan memberikan sedikit pencerahan bagi yang sedang mencari-cari software, terutama software akuntansi di Indonesia.